Um Löhne und Gehälter in Deutschland ordnungsgemäß abzurechnen, sind zahlreiche vorbereitende Schritte notwendig. Solltest Du also vor einer ersten Lohnabrechnung stehen, wird Dir die folgende Schritt für Schritt Anleitung helfen. Im folgenden Beispiel handelt es sich um eine neu gegründete Kapitalgesellschaft (GmbH) im Dienstleistungssektor.

Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogen

Unmittelbar nach Anmeldung deiner Gesellschaft beim Handelsregister erhält die Gesellschaft Post vom zuständigen Finanzamt. Hierin wird die Gesellschaft aufgefordert den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen. Hierin werden im wesentlichen Gründungs- und Stammdaten des Unternehmens abgefragt aber auch Angaben zur Festsetzung von Vorauszahlungen für unterschiedliche Steuerarten.

Im Nachgang erhält die Gesellschaft dann ihre Steuernummer. Diesem Brief liegt in aller Regel auch ein Formular für die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats bei. Wir empfehlen unseren Mandanten immer ein Lastschriftmandat bei den Finanzbehörden einzurichten.

Gewerbeanmeldung

Ungeachtet der Anmeldung beim Finanzamt muss eine Anmeldung beim örtlichen Gewerbeamt erfolgen. Dies kann in den größeren Gemeinden auch online gemacht werden. Hier z.B. die relevanten Links für München und Berlin. Es ist nicht unüblich, dass die Gewerbeanmeldung eine Bearbeitungsgebühr im zweistelligen Bereich kostet. Für die Gewerbeanmeldung benötigst Du die Handelsregisteranmeldung und die Satzung bzw. den Gesellschaftsvertrag der Gesellschaft. Es werden Angaben über die Gesellschafterverhältnisse, die Tätigkeiten der Gesellschaft so wie die Anzahl der künftig Beschäftigten gemacht.

Im Nachgang erhält die Gesellschaft postalisch eine Bestätigung der Gewerbeanzeige.

Gesetzliche Unfallversicherung anmelden

Die Berufsgenosschenfast versichert Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsverfahren. Die Berufsgenossenschaften sind nach Branchen eingeteilt - hier kannst Du nachlesen, welche für Deinen Betrieb zuständig ist. Bei den meisten Dienstleistungsunternehmen ist die VBG zuständig. Eine Anmeldung bei der VBG erfolgt online. Hier werden Angaben zur Beschäftigungsart und zu Tätigkeiten der Gesellschaft gemacht.

Im Nachgang erhält die Gesellschaft Post von der Unfallversicherung mit einem Bescheid über die Veranlagung, der Unternehmensnummer bei der Unfallversicherung sowie einer PIN. Diese Daten benötigt die lohnabrechnende Stelle zur Verarbeitung der Lohnabrechnung.

Beantragung einer Betriebsnummer

Um die Gesellschaft bei Sozialversicherungsträgern und der Unfallversicherung zu identifizieren, benötigt sie eine Betriebsnummer der Agentur für Arbeit. Die Betriebsnummer lässt sich bequem online bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Die Betriebsnummer besteht aus 8 Ziffern und wird am Ende des online Formulars direkt mitgeteilt. Für die Beantragung der Betriebsnummer ist eine vorherige Anmeldung bei der Unfallversicherung notwendig, da bei der Beantragung der Betriebsnummer die Mitgliedschaftsnummer in der Unfallversicherung anzugeben ist.