Diese zwei Tools können alles wichtige rund um Spesen, Auslagen und Bewirtung
Spaß hat man mit diesen Themen selten, denn es stoßen Finanz-Laien auf Finanz-Profis. Den Geschäftsführern, Entwicklern, Vertrieblern, usw. geht das Thema einfach "auf den Keks." Das Finanz-Team muss dauernd hinterherlaufen und trägt die Compliance-Verantwortung.
Es tummeln sich mittlerweile dutzende vermeintliche 🤔 Lösungen in dem Space: Qonto, Circula, Pleo, Moss, Spendesk, Candis, Finway, Agicap, Navan, Rydoo, Skovik, Payhawk, und viele mehr. Aber wer deckt nun wirklich die wichtigsten Funktionen ab? Längst nicht alle:
Bewertungskriterien
Über folgende Themen diskutieren wir häufig mit Mandanten. Diese solltet Ihr bei der Bewertung möglicher Anbieter beachten:
- ✈️ Use-Cases – welche Prozesse werden abgebildet
- Einreichen und Erstattung privater Auslagen
- Berechnung und Erstattung von Kilometerpauschalen
- Berechnung und Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen
- ❤️ User-Experience – die Benutzerfreundlichkeit
- Können Endnutzer das Tool per App bedienen?
- Können automatisch Eigenbelege erstellt werden?
- Können automatisch Bewirtungsbelege erstellt werden*?
- Können Lieferanten Belege per E-Mail übermitteln?
- Können Mitarbeiter Belege per E-Mail übermitteln?
- Kann das Tool Belege aus dem persönlichen E-Mail-Postfach laden?
- 🤖 Erweiterungen und Integration
- Benutzerdefinierte Felder zur Anpassung an die eigenen Prozesse
- Read-Only API zum programmatischen Auslesen von Daten
- Read-Write API zum programmatischen Einspielen von Daten
Heute fast noch keine. APIs (Schnittstellen) sind aber die nötige Basis zur unternehmensinternen Automatisierung und Anwendung von KI. Deswegen raten wir Mandanten auf Tools zu setzen die es ermöglichen über solche APIs die eigenen Daten auszulesen.
Spendesk und Payhawk sind die besten
🥇Spendesk, aus Frankreich, und 🥈Payhawk, aus Großbritannien, sind die einzigen Tools die wirklich alles wichtige können. Alle Use-Cases sind perfekt abgebildet. Die Tools sind per App verwendbar und generell benutzerfreundlich. Letztlich – und das wird gerade in Zukunft immer wichtiger – lassen sich Daten per API herauslesen.
Spendesk hat die Nase auf Grund einer innovativen Feature voraus. Nachdem man einen Beleg als nicht auffindbar meldet wird man durch einen digitalen Prozess zur Erstellung und unterzeichnung eines Eigenbelegs geführt. Das spart Zeit und Frust bei den Mitarbeitern.
Aber: Bank, Freigaben, Reisen
Einige der anderen Tools schneiden bei diesen Anforderungen nicht so gut ab weil sie in Wahrheit anders spezialisiert sind. Qonto ist erstmal ein extrem gutes Geschäftskonto und unsere Empfehlung für Neugründungen. Candis hat sich auf komplexe Freigabe-Prozesse spezialisiert. Navan ist primär ein Reisebuchungstool.
Somit kann es durchaus sein, dass ein anderes dieser Tools in Eurem Fall besser wäre. Das hängt letztlich von Euren konkreten Anforderungen und Prozessen ab.